ビジネスメールが来るたびに返信をするのは、「賢い方法」だとは言えません。

やはり、「ビジネスメールの返信の時間」をルーティン化しないと、仕事ははかどらないのです。

社会人として成長したいのなら、「ビジネスメールの返信の時間」をルーティン化してみましょう。

いちいち返信していると、他の仕事が疎かになる

例えば、資料作成を進めている中で、ビジネスメールが来るたびに返信をしていたら、どうなるでしょうか。

おそらく、返信文章を作るため、たびたび資料作成から離れることになるはずです。

これでは、「資料作成のための集中力」が欠落して、思い通りの仕上がりにはならないでしょう。

このように、メールにいちいち返信していると、他の仕事が疎かになります。

だからこそ、「メールが来るたびに返信する」というのは、避けるべきなのです。

「ビジネスメールの返信の時間」をルーティン化しよう

では、「ビジネスメールの返信」は、いつ行うべきなのでしょうか。

まずは、「ビジネスメールの返信の時間」を、ルーティン化することを目指しましょう。

例えば、「10時と15時をメールの返信の時間にする」という感じに、ルーティン化してしまうのです。

そのようにすれば、他の時間はメールから離れられるため、仕事に集中できるはずです。

始業後・昼食後・終業前の「3つの時間」がオススメ

私は、始業後・昼食後・終業前の3つの時間に、ビジネスメールの返信をすることをオススメしています。

この、3つの時間は、どれも「仕事が一段落する時間」ですよね。

だからこそ、メールを返信するタイミングとしては、最適だと思うのです。

例えば、始業後にメールの返信をしてから、仕事に取り掛かれば、1日のリズムが掴めるでしょう。

ぜひ、「ビジネスメールの返信の時間」をルーティン化させたいのなら、始業後・昼食後・終業前に返信してみてください。

「同じ業務」は一気に行ったほうがはかどる

社会人になると、様々な業務を任されますよね。

やはり、きちんと計画を立てて、「同じ業務」は一気に行ったほうが、仕事ははかどるでしょう。

ビジネスメールにおいても同じで、「返信作業は一気に行う」というのが、はかどることにつながりますよ。

あれもこれもは集中できない

例えば、資料作成・リサーチ・机上整理という3つの仕事を、本日中に終わらせたいとします。

やはり、この3つの仕事を、順序立てることなく行ったら、どれも中途半端な仕上がりになるでしょう。

一方で、1つずつ一気に行えば、集中することができて、仕事がはかどるはずです。

つまり、「資料作成をする」と決めたら、「リサーチ・机上整理」は後回しにして、資料作成に没頭すべきだということです。

このように、「同じ業務」を一気に行うと、仕事ははかどるのです。

だからこそ「ビジネスメールの返信の時間」を作ろう

「ビジネスメールの返信」も一気に行ったほうが、はかどるわけですね。

やはり、「ビジネスメールの返信の時間」が決まっていれば、それを一気に行うことができるでしょう。

例えば、「始業後にメールの返信をする」と決めておけば、その時間にはメールの返信を一気に行えるはずです。

このように、業務を一気に行うとはかどるという観点からも、「ビジネスメールの返信の時間」をルーティン化することは大切なのです。

まとめ

「ビジネスメールの返信の時間」をルーティン化すれば、仕事をはかどらせることができます。

メールは高い頻度で来るため、いちいち返信するのは非効率なんですね。

ぜひ、社会人としてより成長するためにも、「ビジネスメールの返信の時間」をルーティン化してみましょう。